Создание презентации: шесть вопросов о профессиональной разработке текста, дизайна и структуры презентации

Помните фразу: если у вашего бизнеса нет сайта, значит у вас нет бизнеса? Перефразируем: без презентации у вас нет удачного выступления, ваш товар будут хуже покупать, а поиск партнеров затянется. Презентация визуализирует информацию и превращает скучные графики и цифры в нарратив, уникальное предложение.

Большинство людей лучше воспринимают визуальную информацию: на слух усваивается только 15% информации, с помощью изображения - не менее 25%. Исходя из этого, нельзя пренебрегать презентацией, продвигая свой бизнес, товар, услуги или строя личный бренд.

Профессиональная разработка презентаций требует компетенций копирайтера, аналитика и, конечно, графического и иногда motion-дизайнера, если необходимо заказать видео презентацию. Заказать презентацию можно в агентствах, маркетинговых и рекламных студиях или у фрилансеров. Только в последнем случае могут пострадать как содержание, так и визуальный ряд. Как правило, фрилансеры либо перерабатывают массивы данных в текст, либо создают стильное оформление. Два в одном – большая редкость. Именно поэтому в профессиональной студии над разработкой презентации работают несколько человек.

При разработке презентации на заказ исполнитель должен изучить деятельность компании-заказчика, при необходимости созвониться с экспертами отрасли и задать все необходимые вопросы. Далее исполнитель приступает к разработке и созданию презентации. Вначале было слово, это сказано еще в Библии. Поэтому работа над презентацией начинается с текста. После того, как он утвержден, создается концепция дизайна. Для эффективной разработки бизнес-презентаций заказчику демонстрируют несколько вариантов двух слайдов – обложки и внутреннего слайда. Остальные выполняются в согласованной стилистике.

Пример плана бизнес-презентации:

Диалог со своей аудиторией нужно уметь построить в четкой логике изложения. Чем лучше структурирована информация, тем больше вероятность, что пользователь ее примет.

Если решите делать ее самостоятельно, то можем вам посоветовать перед этим почитать Алексея Карпетева с его великолепной книгой "Мастерство презентации". В ней он подробно рассказал, какая логика должна быть выстроена и как структурировать информацию.

Пиши текст, что бы постоянно держать пользователя в тонусе. Не позволяйте повествованию "затухнуть" сразу после начала выступления. Нужно поддерживать интригу на протяжении всей презентации. Создайте проблему, опишите ее, предложите решение. Повторите процесс несколько раз:)

Если презентация предназначена для самостоятельного ознакомления с информацией, то можно ее и немного растянуть. Но если ее основное предназначение показ слайдов во время выступления, то помните - это почти шпаргалка, не нужно перегружать слайды.

На фото отображена разница между презентациями для самостоятельного чтения (слева) и для выступления (справа)

Текст должен общаться с аудиторией и максимально быстро доносить до неё смыслы.

Выберите правильный tone of voice. В этом вам сможет помочь портрет вашей аудитории. Она сама вам расскажет, как привыкла видеть информацию, и вам останется только подобрать интонацию, настроение, дистанцию, эмоциональность.

Пример: строители привыкли к жаргонизмам, у IT-специалистов или врачей - множество узкой терминологии. У одних подача должна быть живая, у других обращение на Вы.

Но какая бы ЦА у вас не была, оптимально, построить диалог на основе фактов и пользы для аудитории.

Несколько простых правил при верстке презентации:

• Избегайте больше трех стилей в оформлении;
• Количество шрифтов - не более двух;
• Не использует CAPS LOCK при написании текста;
• Используете единую стилистику на всем протяжении презентации;
• Контраст это обязательно, избегайте фоновых изображений, которые мешают просмотру текста.

Самая частая ошибка в бизнес-презентациях — перенос тяжелых таблиц из Excel прямо на слайд. Аудитория не будет вчитываться в мелкие цифры. Информацию нужно переводить в понятную инфографику: дашборды, круговые диаграммы или простые графики роста, где цветом выделен только тот показатель, на который вы хотите обратить внимание зрителя.

Использование крупных объектов упрощает восприятие. Рекомендуется применять правило:
1 слайд - 1 смысл - 1 крупный объект.

Что лучше и быстрее читается - думаем не вызывает вопросов:)

Часто случается, что подготовили презентацию, она всем нравится и вопрос со стороны агентства - закрыт. Но в последующем решается распечатать эту презентацию и тут то и вылезают ошибки. Макет просто не готовился к этому. А клиент возвращается в агентство не понимая, почему ему говорят доплатить.

Примечание: Не все агентства одинаковы полезны. И насколько бы диджитал агентство не было креативным, как правило они вообще не имеют к отношения к печати и не умеют делать предпечатную подготовку.

Еще один подводный камень — технический формат. Если вы отправляете презентацию по почте, всегда сохраняйте ее в формате PDF, чтобы у клиента не "поехали" шрифты и верстка, если у него другая версия PowerPoint. А если планируете выступать на конференции, заранее уточните формат экранов: сейчас стандартом считается пропорция 16:9, но на старых площадках все еще встречается квадратный формат 4:3.

Когда основная часть работы завершена, важно понимать, как вы будете пользоваться макетом дальше. Современные студии передают исходный файл так, чтобы вам было удобно вносить правки на месте. Если классическая программа Microsoft PowerPoint кажется перегруженной, выбирайте популярные онлайн-сервисы. Такие приложения работают прямо в браузере, а через интернет данные моментально сохраняются в облаке, без риска что-то потерять.

Их интерфейс предлагает отличный встроенный функционал для совместной работы в реальном режиме времени. Вы можете добавлять комментарии, управлять сложными настройками и редактировать элементы страницы на любом из ваших устройств. Каждое изменение моментально сохраняется облаком, что помогает команде быстро согласовать общее видение. После этого достаточно сделать экспорт или скачать итоговый документ в формате pptx, чтобы загрузить его на рабочий компьютер спикера.

Стоимость презентации зависит от:

• количества слайдов;
• сложности шаблона;
• текст уже готов или нет и кто его тогда будет создавать;
• необходимости разрабатывать инфографику и анимацию;
• выкупать/создавать/ретушировать/обрабатывать изображения;
• срочности заказа;
• и т.д.

Как правило при заказе презентации в PowerPoint цена будет определяться количеством слайдов. Если вы обращаетесь к фрилансеру, стоимость презентации находится в ценовом диапазоне 8-15 тыс. рублей. Услуги агентства как правило стоят дороже, но при этом вы получаете более высокий уровень качества.

По целям и задачам презентации делятся на информационные (для иллюстрации доклада, отчета) и продающие (промоушн компании, бренда, товара, услуги, человека). К имиджевым, информационным презентациям относятся презентации о компании, к продающим – презентации продуктовые, о конкретной торговой марке, услуге. Проектные презентации могут быть как информационные, так и продающие (если необходимо получить финансирование под проект).

По способу демонстрации материала презентации бывают классические (докладчик сам переключает слайды), автоматические (слайды сменяются поочередно) и управляемыми (слушатели или читатели самостоятельно пролистывать слайды).

Сейчас в сети доступна масса AI онлайн-платформ, где искусственный интеллект обещает автоматически сгенерировать слайды на любую тему. Вы просто вводите текстовый запрос, и нейросеть выдает готовый результат. Многих привлекает идея получить макет максимально легко: зашел в сервис, нажал кнопку, и ai-генератор выдал текст и красивые картинки.

Однако у таких платформ есть свои ограничения. Да, базовая генерация идеи или черновой структуры — это отличная функция. Но чтобы получить по-настоящему цепляющий дизайн, вам все равно придется войти в ручной редактор и проводить детальное редактирование. ИИ (даже тот, что корректно поддерживает русский язык) пока не умеет рассказывать глубокие истории о вашем бренде и учитывать уникальные условия вашего бизнеса.

Если вы хотите полноценно использовать такие возможности и инструменты, скорее всего, придется оформить платную подписку или оплатить премиум-тариф, так как бесплатный доступ к продвинутым функциям всегда ограничен. Для внутренних еженедельных отчетов такой вариант подходит отлично. Но для ключевых переговоров лучше добавить человеческую экспертизу. Разные задачи требуют разного подхода: там, где машине не хватает эмпатии, в дело вступает профессиональная команда.

Бывают ситуация, когда компании требуется заказать презентацию срочно – завтра или даже в течение пары часов. Под рукой всегда должны быть проверенные исполнители. Заказать разработку презентации можно в студиях графического дизайна, например, в PR Company. Если исполнитель находится в Москве, не обязательно, что его услуги будут дороже, зато нет разницы в часовых поясах. Так вы, позвонив вечером, на завтра сможете получить качественный продукт.